A foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény lehetőséget biztosít 2013. január 1-jétől az elektronikus levélben (továbbiakban e-mailben) történő kapcsolattartásra a jogszabályban meghatározott esetekben:

• álláskeresési járadék iránti kérelem benyújtási szándékának jelzése,
• NYES iránti kérelem benyújtási szándékának jelzése,
• nyilvántartásba vételi kérelem benyújtási szándékának jelzése,
• bejelentés a jogosultság feltételeit érintő lényeges tények és körülmények megváltozásáról
• jelentkezési kötelezettség teljesítése.

Az e-mailben történő kapcsolattartás csak akkor lehetséges, ha az ügyfél, írásbeli nyilatkozatot tesz és ezzel egyidejűleg megadja a kapcsolattartáshoz szükséges e-mail címet. Az ügyfelek a nyilvántartásba vételkor, illetve az nyilvántartás időtartama alatt bármikor nyilatkozhatnak az e-mailben történő kapcsolattartás vállalásáról. Az e-mailben történő kapcsolattartásra tett nyilatkozat a nyilvántartási idő alatt bármikor megváltoztatható. Az első jelentkezés alkalmával – ellátás iránti, vagy nyilvántartásba vételi kérelem benyújtási szándék jelzése esetén – a kirendeltség nyilatkozat nélkül is fogadja az e-mailt.

Az ügyfelek az e-maileket a lakcím vagy tartózkodási hely szerinti illetékes kirendeltség e-mail címére küldhetik meg, amely e-mail címek az nfsz.munka.hu honlap "Elérhetőségek” link alatt található keresők segítségével nézhetők meg.

Az állami foglalkoztatási szerv egyéb e-mail címére érkező levelek nem kerülnek továbbításra az illetékes kirendeltségekre, mivel az egyértelmű azonosításuk nem lehetséges és így a határidők betartása nem biztosított.

A kirendeltség minden beérkezett e-mailre válaszol legkésőbb a beérkezést követő munkanapon.

Minden levélben szükséges az alábbi személyes adatok megadása:

• név, születési dátum, lakcím vagy tartózkodási hely, vagy
• név és taj száma

Abban az esetben, ha a kirendeltségre beérkező e-mail adatai nem azonosíthatóak egyértelműen, akkor a kirendeltség válaszlevélben bekéri azokat az adatokat, amelyek szükségesek az azonosításhoz. Ha a kirendeltség válaszlevelére 15 nap elteltével nem érkeznek meg az azonosításhoz szükséges adatok, akkor azt mulasztásnak kell tekinteni és az ügyintézés nem indítható el.

Az e-mailben szükséges megnevezni a levél tárgyát, hogy milyen ügy intézése céljából íródott. Csak a jogszabályban meghatározott ügyek intézése során fogadhatja el a kirendeltség az e-mailben történő kapcsolattartást. Abban az esetben, ha az ügyfél az e-mailben történő kapcsolattartásról nyilatkozott, de a kirendeltség személyes megjelenést ír elő bármilyen formában, azt teljesíteni kell. Az e-mailben történő kapcsolattartásról szóló nyilatkozattétel után határidő elmulasztása esetén nem lehet a kirendeltség által küldött levél el nem olvasására hivatkozni. A nyilatkozat megtételével az ügyfél vállalja az e-mailek folyamatos olvasását. Az e-mailben vállalt kapcsolattartás bármikor helyettesíthető a személyes kapcsolattartással.

Az alábbi esetekben lehet e-mail útján kapcsolatot tartani a kirendeltséggel:

1. Álláskeresési ellátás iránti-, nyilvántartásba vételi kérelem benyújtási szándékának jelzése.

Az elektronikus levél elküldése egy szándéknyilatkozatnak minősül, amellyel az álláskereső, közvetítést kérő vagy szolgáltatást kérő személy jelzi az ellátás megállapítására és/vagy nyilvántartásba vételre irányuló szándékát.

Az e-mail nem minősül elektronikus kérelemnek, az álláskeresőként való nyilvántartásba vételre és ellátás megállapítására irányuló kérelmek továbbra is csak személyes megjelenés során nyújthatók be.

Az e-mailben szükséges megadni a fent felsorolt személyes adatokat, valamint azt, hogy álláskeresési ellátást, vagy nyilvántartásba vételt kíván igényelni az e-mail küldője. Az e-mailre a kirendeltség küld egy válasz e-mailt, amelyben személyes megjelenésre szólítja fel az e-mail küldőjét egy megadott időpontban, vagy egy időtartamban. Az e-mailek a válaszlevél kiküldését követő 15 napig érvényesek, tehát, ha az e-mail küldője nem jelenik meg a válasz e-mail kiküldését követő 15 napon belül a kirendeltségen, akkor azt mulasztásnak kell tekinteni és az eljárást nem lehet elindítani. Ebben az esetben az e-mail nem jogosítja a küldőjét azokra a lehetőségekre, amit egyébként igénybe vehetne.

Az ellátási igény és nyilvántartásba vételi igény e-mail formájában történő jelzése azt biztosítja, hogy ha az e-mail küldője a meghatározott határidőn belül személyesen jelentkezik a kirendeltségen, akkor az ellátás iránti és a nyilvántartásba vételi kérelem időpontja az e-mail kirendeltségre történő beérkezésének a napja. A nyilvántartásba vétel és az ellátás folyósításának kezdőnapja a kérelem benyújtásának a napja, tehát ebben az esetben az e-mail kirendeltségre történő beérkezésének a napja.

Abban az esetben, ha a jogszabályi feltételek nem állnak fenn az e-mail megérkezésének napján az ellátás megállapításához, nyilvántartásba vételhez, akkor a folyósítás kezdete a jogszabályi feltételek meglétének időpontja.

2. Bejelentés a jogosultság feltételeit érintő lényeges tények és körülmények megváltozásáról

Abban az esetben, ha az ügyfél nyilatkozat megtételével vállalta az e-mailben történő kapcsolattartást, akkor a jogosultság feltételeit érintő lényeges tények és körülmények változásának bejelentését e-mailben is megteheti. Ezek a tények és körülmények pl.: keresőtevékenység létesítése, gyermek ápolása, gondozása céljából igénybe vett tb ellátás, nappali tagozatos oktatásban való részvétel, megváltozott munkaképességűek ellátására való jogosultságszerzés, előzetes letartóztatás, elzárás, szabadságvesztés, önkéntes katonai szolgálat tényleges teljesítése, közfoglalkoztatás megkezdése/ befejezése, rövid idejű keresőtevékenység megszűnés, stb.

A bejelentéskor szükséges megadni a fent felsorolt személyes adatokat, valamint a bejelentés tárgyának egyértelmű pontos leírását a kezdő- illetve ha megadható, a vége - dátum megadásával. A bejelentésre a kirendeltség válaszlevelet küld, amelyben jelzi, hogy a bejelentést elfogadta, illetve amennyiben szükséges, akkor bekéri a hiányzó adatokat, dokumentumokat. Amennyiben a válaszlevél adatbekérést tartalmaz és arra a kirendeltség 15 nap elteltével nem kap választ, akkor a kirendeltség mulasztásnak fogja tekinteni és nem indul meg az ügyintézés, ami esetleg szankciót vonhat maga után.

3. Jelentkezési kötelezettség teljesítése

Abban az esetben, ha az ügyfél nyilatkozatban vállalta az e-mailben történő kapcsolattartást, akkor jelentkezési kötelezettségét teljesítheti ebben a formában. Az e-mailnek minden esetben tartalmaznia kell a fent felsorolt személyes adatokat, az azonosíthatóság érdekében. Amennyiben az e-mail nem azonosítható, mert nem tartalmaz elegendő személyes adatot, akkor a kirendeltség válaszlevélben bekéri a hiányzó adatokat. Ha a válaszlevélre 15 napos határidőn belül nem érkezik válasz, akkor azt a kirendeltség mulasztásnak fogja tekinteni és az eljárást nem fogja elindítani. E-mailben történő jelentkezés esetén a következő jelentkezés dátumát egy válaszlevélben küldi meg a kirendeltség, amelyben egyben jelzi, hogy a jelentkezés elfogadásra került. Abban az esetben, ha az álláskereső jelentkezési kötelezettségének személyesen vagy e-mail útján nem tesz eleget, a kirendeltség felszólítás nélkül törli az álláskeresők nyilvántartásából, amely az ellátás megszüntetését is maga után vonja, ha ellátást folyósítanak az ügyfélnek.